転職活動における職務経歴書の必要性とは？役割を知って転職を成功に導く！｜求人・転職エージェント
更新日：2024/02/16
転職活動における職務経歴書の必要性とは？役割を知って転職を成功に導く！
この記事のまとめ
- 転職活動において、職務経歴書は必ず求められる書類ではないものの、提出が必要、した方が良いケースが多いのが実情。
- 職務経歴書では、キャリアの経歴や習得したスキル、長所、貢献できることをアピールすると同時に、文書作成能力やプレゼンテーション能力の証明にもなる。
- 職務経歴書の作成に悩みがある場合は、転職のプロフェッショナルであるマイナビエージェントを活用することで、スムーズに解消できる。
「転職活動では、絶対に職務経歴書が必要なの？」
「そもそも、なぜ転職活動で職務経歴書が必要なのだろう」
と、転職活動における職務経歴書の必要性に関して、疑問を抱いている方もいるかもしれません。
職務経歴書とは、現在に至るまで辿ったキャリアの流れ、経験、実績、スキルなどを記したもので、採用選考で合否の判断に用いられるケースが多い書類です。
今回は、職務経歴書の役割や、転職活動においての必要性、作成時に知っておくべきポイントなどを解説します。
これから転職活動を控えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
職務経歴書とは？
職務経歴書とは、職歴やスキルを詳細にまとめたもので、主に採用選考時の採否判断で用いられる書類です。現在に至るまでに在籍した企業名、部署名、業務内容、実績、取得資格、習得スキルなどを記し、中途採用の応募時に提出します。
職務経歴書は、採用担当者に自らが歩んできたキャリアを知ってもらうと同時に、過去の経歴を元に、応募先企業で自分がどのように貢献できるかをアピールするツールでもあります。
履歴書との違い
履歴書とは、本人がたどってきた人生を簡潔に表すもので、プロフィールの役割を担う書類です。いつ生まれ、どこに住み、どんな学歴を持っているのかなどを、A4サイズ2枚（または2つ折りにしたA3サイズの紙）に記します。
なお、履歴書にも学歴に続いて職歴を記載します。しかし、スペースが限られており、在籍時期や社名程度の記入しかできません。つまり、採用担当者が最も知りたい「所属部署でどのような業務を担い成果をあげたのか」という点が網羅できません。そこで、履歴書とあわせて職務経歴書を作成し、詳細な職務経歴について説明することになります。
職務経歴書と履歴書の基本ルールや書き分けのポイントについては、以下の記事を参考にしてみてください。
転職活動では職務経歴書は必ず必要なのか
採用においては、すべてのケースで職務経歴書が必要になるわけではありません。なかには必要書類に「履歴書のみ」と記載している企業もあります。必要書類に職務経歴書が含まれていなかったり「不要」と明記されていたりする場合は、準備する必要はありません。
企業が職務経歴書を求めない背景には、「応募のハードルを下げたい」「人柄で採用したい」という2つの意図があると考えられます。
ただ、大半の企業では履歴書と職務経歴書を必要書類として定めているのが実情です。前述のとおり、履歴書に設けられている職歴欄だけでは応募者のキャリアや能力を見極めるのに不足があると認識している企業が多いためです。必要書類に職務経歴書が含まれている場合は、早めに作成にとりかかりましょう。
また、任意提出の場合であっても提出することをおすすめします。提出することで熱意を示すことができますし、自分を深く知ってもらえます。
なお、企業によっては紙ベースではなく自社サイトや転職サイト上から職務経歴を登録する形態をとっているケースもあるため、必ず確認しましょう。募集要項に記載がなく判断に迷う場合は、採用担当者へ問い合わせするのも良いでしょう。
職務経歴書の6つの役割
職務経歴書は、次の6つの役割を果たしてくれます。「書くのが面倒」とネガティブに捉えず、メリットを理解した上で転職活動に活用しましょう。
1.自分がこれまでに何をしてきたかを伝える
職務経歴書には、どの程度の規模の企業で、どんな業務を行っていたのかという職歴を記します。履歴書に書くのが表面的な職歴であるとすると、職務経歴書に書くのは、実際に業務として何を行っていたのかということになります。
業務内容を書くときは、具体的な数字を含めて記載しましょう。たとえば、「給与計算」と書くよりも、「100人分の給与計算」あるいは、「1,000人分の給与計算を2人で担当」などと書くほうが、より具体的な業務内容や処理スピードを理解してもらうことができます。
2.自分の長所を伝える
職務経歴書には、実際の職歴を記すほかに、自己PRも記載します。仕事につながる長所をアピールするのに利用しましょう。
このときも、「コツコツとした作業が得意」などと、ただ長所を書くだけでなく、「コツコツとした作業が得意で、毎月3,000件の顧客データを入力し、ミスを1％以下に抑えた」など、具体的なエピソードと併せて書くのがポイントです。
3.応募企業で何ができるのかを伝える
転職は、「この企業で働きたい」という求職者の希望と、「この人に働いてもらいたい」という企業の希望が合致しなければ成功しません。企業に「働いてもらいたい」と思ってもらうためには、転職後に自分が何をできるのかについてアピールする必要があります。
これまでに経験してきた詳しい業務内容と自分自身の能力を示した上で、「この企業でどんな働き方をしたいのか」「どんな風に企業活動に貢献できるのか」についても伝えましょう。
4.文書作成能力を伝える
職務経歴書で応募先企業に伝えられるのは、職務経歴そのものだけではありません。誤字や脱字がなく、読みやすい形式に整えたビジネス文書が作れるかどうか、日本語能力に不足はないかといったことについてもアピールすることができます。
適切な文書作成能力があると認めてもらうためにも、作成した職務経歴書は複数回見直しましょう。第三者に見てもらって、アドバイスをもらうとより効果的です。
5.プレゼンテーション能力を伝える
転職活動は、自分自身をどのようにプレゼンテーションするかを見られる場でもあります。
同じ製品でも、プレゼンする人によってその魅力がまったく変わって見えてしまうというのは、よくあることです。
職務経歴書でも、自分自身の魅力を最大限に企業に伝えられるようにしましょう。これは、実際の転職のためのアプローチとして効果的というだけでなく、要点をまとめ、効果的にアプローチすることができるというプレゼン能力のアピールにもなります。
6.自己分析能力を伝える
職務経歴書を作成するためには、自分自身を見つめ直し、自己分析を行う必要があります。
自分をどれだけ客観的に見つめ、能力を把握することができるかを企業に伝えるツールという意味でも、職務経歴書が役立ちます。
職務経歴書を作成するうえで知っておくべきこと
採用担当者から高評価を受けられる職務経歴書づくりのためには、おさえておくべきポイントがあります。基本的な部分ですが、だからこそ漏れなく実行できるようにしましょう。
職務経歴書の基本の書き方
職務経歴書の形式は、キャリアを時系列でまとめる「編年体式・逆編年体式」と業務内容ごとにまとめる「キャリア式」があります。ただ、厳密に定められたフォーマットはないので、自分の職歴に最適なものを選んだりアレンジしたりして問題ありません。
職務経歴書に盛り込む内容の大枠は決まっており、以下8項目があげられます。
- 職務要約
- 職務経歴
- 役職
- 実績
- 保有資格・スキル
- 語学力
- 自己PR
- 志望動機
詳細については以下の記事を参考にしてみてください。
-
- 関連記事
- 職務経歴書の書き方を徹底解説！
封筒や用紙サイズ
職務経歴書の用紙サイズは「A4」が基本です。職務経歴書を入れる封筒のサイズは「角形2号（角2）」や「角形A4号（角A4）」が良いでしょう。職務経歴書を折りたたまずに入れられるサイズなのでおすすめです。
封筒や用紙サイズについての詳細については以下をご覧ください。
職務経歴書に関する疑問
職務経歴書の作成に関してよく聞かれる疑問と回答をご紹介します。
手書きとPCどちらで作成した方が良い？
職務経歴書は、手書きとPCのどちらで作成しても問題ありません。企業から指定がなければ、自ら判断して作成しましょう。
ただ、手書きで作成した職務経歴書、PCを活用して作成した職務経歴書には、それぞれ異なるメリットがあります。双方の特徴を理解した上で選択しましょう。
詳細については以下の記事を併せてご覧ください。
実績がない場合はどうすれば良い？
「自分には実績がないから職務経歴書が書けない」と感じている方もいるかもしれません。そのような方は、今一度自分が働いてきた経験を振り返ってみましょう。
実績とは、その言葉の響きほど大それたものではなく、日々コツコツ継続していることから自然と生み出されているものです。視点を変えると気づきが得られるケースもあるので、ぜひ以下の記事を参考にしてみてください。
職務経歴の作成に悩んだらマイナビエージェントにご相談を
職務経歴書の作成に悩んだら、マイナビエージェントへご相談ください。
マイナビエージェントは、各業界に精通した経験豊富なキャリアアドバイザーが多数在籍する転職エージェントです。求職者の職歴や人柄、進みたいキャリアの方向性を踏まえ、魅力的な職務経歴書を作成するためのアドバイスを提供しています。
そのほかにも、応募先企業の選定や面接対策などを通して転職活動をフルサポート。内定獲得がより近づきます。職務経歴書の作成に悩んでいる方は、まず無料の転職支援サービスへ登録してみましょう。
ご登録はこちら
まとめ
転職活動において自らの経歴やスキルを伝え、どのように貢献できるかをアピールする役割を担うのが職務経歴書です。企業によっては必ずしも必要なものではありませんが、多くの企業が必要書類に指定していますので、あらかじめ準備しておくようにしましょう。任意とされている場合でも積極的に提出することをおすすめします。
職務経歴書の役割をしっかりと理解して、採用担当者に魅力的に感じてもらえる職務経歴書づくりを目指しましょう。
関連コンテンツ
-
職務経歴書
【例文あり】職務経歴書にアルバイト経験は書く？効果的な書き方を紹介
-
職務経歴書
職務経歴書はExcel（エクセル）で書く！ 書くべき内容とテンプレートを紹介
-
職務経歴書
未経験で応募する際の職務経歴書の書き方とは？自己PR・志望動機の例文も紹介
